Cos’è un campione del prodotto e perché è necessario riceverli?
Un campione è un’unità del prodotto che si intende importare che viene utilizzata dai fornitori allo scopo di mostrare lo standard di qualità e le specifiche del prodotto ai possibili acquirenti.
II “campioni” non sono altro che rimanenze di produzioni passate (ovvero rimanenze di produzioni effettuate per conto di altri importatori) si tratta dell’unico modo per “toccare con mano” la qualità del prodotto.
Con quest’articolo forniremo tutte le informazioni necessarie per richiedere un campione del prodotto, valutarne la qualità e poter quindi decidere se sia il caso di firmare un contratto di vendita e dare il via alla produzione di massa o, al contrario, scartare il fornitore e cercarne un altro.
Iniziamo con l’elencare i tre tipi di possibili campioni che si possono richiedere:
Campioni di fabbrica
Un campione di fabbrica è un’unità del prodotto realizzata per un importatore precedente. Essendo stato fabbricato secondo le richieste di un altro cliente, le specifiche del prodotto potrebbero non soddisfare pienamente requisiti da noi richiesti. Tale fattore può causare, soprattutto tra gli importatori meno esperti, non pochi problemi di incomprensione.
Ipotizziamo che il campione sia stato realizzato per un importatore di un altro paese, rispetti le dimensioni e i colori da noi richiesti ma non gli standard di certificazione vigenti all’interno dell’Unione Europea.
Se viene ordinato un prodotto “identico” allo scopo di importarlo in Italia verrebbe sequestrato all’arrivo in dogana in quanto non conforme agli standard di certificazione. E’ necessario specificare sempre che tipo di standard dovrà rispettare la merce!
Una volta chiarito questo punto, ordinare un campione di fabbrica rappresenta il metodo migliore per giudicare la capacità di produzione e gli standard di qualità di un dato fornitore. Un campione non può però rimpiazzare un accordo di vendita, che comunque è importante preparare e far firmare al fornitore.
I campioni di fabbrica tendono ad essere economici, ma chiaramente il prezzo dipende dal prodotto. Alle volte è anche possibile ottenerli gratuitamente, ma si dovrà comunque pagare le spese di spedizione (che nella maggioranza dei casi avviene per via aerea).
Consigliamo inoltre di ordinare campioni da diversi fornitori contemporaneamente visto che, per esperienza, una buona parte dei campioni tende a non soddisfare gli standard di qualità o le specifiche del prodotto noi richieste. Se si ordinano più campioni contemporaneamente si potrà quindi risparmiare diverse settimane.
Campioni personalizzati (ODM o OEM)
Iniziamo con lo spiegare la differenza tra campioni ODM e OEM. Un ODM, ovvero Original Design Manufacturing, è un prodotto basato sul design proposto dal fornitore sul quale viene apposto un nostro marchio personalizzato.
Un OEM, Original Equipment Manufacturing, è invece un prodotto completamente personalizzato; ovvero che oltre al nostro logo contiene anche delle specifiche (design, colori, funzionalità, eccetera) particolari (ovvero che il fornitore implementerà solo nel per il nostro caso specifico).
Per esempio: una borsa realizzata secondo il design proposto dal fornitore con il tuo nostro marchio personalizzato è un ODM. Una borsa realizzata secondo un design originale da noi proposto e con il noostro marchio è un OEM.
Perché è necessario ordinare un campione nel caso ci si accinga ad acquistare uno stock di prodotti ODM o OEM? La ragione è che, senza visionare un campione, non vi è alcun modo per essere sicuri che il fornitore abbia la capacità – o anche solo i macchinari – per realizzare il prodotto che si desidera.
Alcuni anni addietro abbiamo lavorato per una piccola azienda che voleva importare cappelli personalizzati (OEM). Dei cinque fornitori a cui commissionammo un campione, tre non riuscirono nemmeno ad avvicinarsi al prodotto richiesto dal cliente mentre gli ultimi due ci misero due mesi – e varie revisioni dei campioni – prima di riuscire a realizzare un prodotto accettabile.
Qual è la morale della storia?
Che se il cliente non avesse ordinato i campioni prima di scegliere il fornitore e dare il via alla produzione di massa si sarebbe ritrovato con uno stock di cappelli inutilizzabili.
Il nostro consiglio quindi è sempre quello di ordinare alcuni campioni del prodotto prima di dare il via alla produzione. Si tratta senz’altro di un buon investimento.
Campioni “batch” (o batch samples)
Un campione “batch” è un’unità del prodotto realizzata durante la produzione delle tue merci. Vi è una grossa differenza tra i campioni realizzati per un altro fornitore e i campioni “batch”: questi ultimi sono infatti realizzati con i materiali, i componenti e le specifiche con cui verranno realizzate tutte le tue merci. Quindi un campione “batch” rappresenta al meglio la qualità e le caratteristiche delle nostre merci.
L’ideale è farsi spedire un campione “batch” nella fase iniziale della produzione di massa in modo da poter correggere eventuali errori o addirittura fermare la produzione (nel caso il campione non possieda i requisiti richiesti).
Cosa succede se i campioni “batch” non rispettano le specifiche richieste? E’ un caso che dovrebbe essere preso in considerazione: è certamente meglio scoprire che le merci non corrispondono a quelle che si desidera prima di versare il saldo finale del pagamento.
Nonostante sia normale ricevere uno stock di merci che abbiano un tasso di difetti che vada dallo 0.5 al 2%, il resto dei prodotti dovrebbe risultare conforme alle specifiche. Nel caso sorgano dei problemi ci si deve rifiutare di versare il saldo finale sino a che il fornitore non ha riparato o sostituito l’intero lotto.
Domande frequenti
Si dovrà pagare per ottenere i campioni?
Sì, in genere si dovrà pagare per i campioni. I campioni di fabbrica di solito sono economici o, addirittura, gratuiti. Però si dovrà comunque pagare la spedizione. I campioni personalizzati (ODM o OEM) possono costare da dieci sino a mille euro (dipende dal prodotto).
C’è da considerare che i campioni personalizzati richiedono molto lavoro e, inoltre, è possibile che siano necessarie diverse revisioni prima che il fornitore riesca a realizzare un prodotto che rispetti la totalità delle specifiche richieste. Secondo la nostra esperienza quest’ultimo è un caso piuttosto comune quando si importano vestiti o prodotti tessili in generale.
Sui prodotti in plastica o che, comunque, necessitano un macchinario per stampaggio, i fornitori tendono invece a realizzare un campione adeguato più velocemente.
Come ci si deve comportare se il fornitore rifiuta di inviarmi un campione?
Significa che il fornitore ha qualcosa da nascondere. Un buon fornitore dovrebbe sempre essere disponibile ad inviarti un campione.
Quand’è il momento migliore per ordinare un campione?
Il consiglio di non acquistare campioni prima di aver effettuato una ricerca preliminare dei prezzi e confermato che il fornitore possa rispettare gli standard di certificazione necessari per importare il nostro prodotto in Europa.
Ordinare campioni da un fornitore che non rispetta i nostri budget di prezzo o certificazione è una perdita di tempo e denaro perché, alla fine, saremo comunque costretto a scartare il fornitore.
Mettiamo in competizione i fornitori!
Ci possono volere settimane per ricevere i campioni di fabbrica. Come già detto, è possibile che i campioni inviati da alcuni fornitori non rispetteranno le specifiche richieste. Quindi per esseri sicuri di ultimare il processo di selezione entro poche settimane si dovranno ordinare campioni da più fornitori contemporaneamente.
Questo concetto è ancora più importante nel caso si richiedano campioni personalizzati visto che il rischio di ricevere un campione non conforme alle specifiche in questo caso è ancora più elevato. Se la nostra strategia non prevede di poter scegliere tra diversi fornitori ci si dovrà infatti accontentare della scelta che può offrire l’unico fornitore contattato!
Immagazzinare i campioni
Quando si riceve un campione andrà etichettato con il nome del fornitore e la data di arrivo. I campioni definiscono lo standard di qualità della merce e si dovrebbe sempre tenerli a portata di mano.
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